Escrito por: Jerry Manas, presidente do Grupo Marengo, MundoPM
Napoleão Bonaparte, a maior figura militar na história européia, foi talvez o maior gerente de projeto de todos os tempos também. Não apenas tornou a França uma força militar, mas também trouxe boa governança para todo seu império. Até mesmo seu maior adversário, o Duque de Wellington, quando perguntado qual foi o grande general de seu tempo, respondeu “Nessa época, em épocas passadas, em qualquer época, Napoleão.” Talvez seja por isso que inúmeros líderes militares em toda a história estudaram e se beneficiaram dos princípios e técnicas de Napoleão, e até hoje ele é citado em livros de marketing e liderança.
Note que eu especificamente apontei o papel de “gerente de projeto”. De acordo com especialistas de hoje, como Tom Peters a Stephen Covey, gerenciamento por projetos é o caminho mais certo para atingir metas organizacionais (e sim, até pessoais). Isso porque, em essência, o gerenciamento de projetos alcança seus objetivos de modo organizado e planejado, algo com que se possa relacionar. É claro que é mais fácil falar do que fazer.
Um recente estudo da Computerworld mostrou que 33% das organizações de TI viam o gerenciamento de projeto como seu desafio número um para 2006, à frente mesmo dos desafios de restrições de orçamento e tendências regulatórias. Especificamente, apontou áreas como a gestão de equipes globais e virtuais, com o desafio de mantê-Ias focadas no trabalho certo, e na gestão de stakeholders que é muito mais abrangente, incluindo vendedores terceirizados. O foco do gerenciamento de projeto tradicional tem sido em regras e processos, mas as taxas de falha permanecem altas em torno de 75%. Claramente, algo está faltando, e esse “algo” são os bons princípios.
Se estivermos procurando por bons princípios, não precisamos ir além de Napoleão. Ele não apenas liderou com sucesso mais de 50 campanhas militares, como também liderou centenas de esforços para desenvolver e reconstruir a Europa, incluindo refórmas financeiras, instalação de infra-estrutura, construção de estradas, pontes, marinas, museus e muito mais tudo durante um período de constante guerra. E ele foi muito bem-sucedido usando técnicas e princípios sólidos que são tão aplicáveis hoje em dia como eram antigamente. Para supervisionar todos esses esforços, ele usou práticas avançadas de portfólio de gerenciamento de projeto antes mesmo do termo portfólio de gerenciamento existir – a diferença é que ele usou essa técnica para gerenciar um império inteiro. Além disso, ele fez tudo isso sem usar e-mail, telefones ou computadores.
Com isso em mente, certamente, devem existir ricas lições que podemos aprender a partir das vastas conquistas de Napoleão. E obviamente existem. O que ajuda é que ele, e muitos outros, documentaram como eles fizeram – na forma de detalhes factuais e máximas escritas. Baseado em pesquisa, eu extrapolei essa informação para o que eu chamo de Os Seis Princípios Vencedores de Napoleão. São os seguintes:
• Exatidão (atenção, pesquisa e planejamento contínuo);
• Velocidade (redução de resistência, aumento de urgência e foco);
• Flexibilidade (formar equipes que são adaptáveis, poderosas e unificadas);
• Simplicidade (objetivos, mensagens e processos simples e claros);
• Caráter (integridade, calma e responsabilidade);
• Força Moral (providenciando ordem, propósito, reconhecimento e recompensas).
Esses princípios trabalham juntos e se alimentam um do outro como engrenagens bem entrosadas. A falta de um deles pode impedir o sucesso. Podemos ter uma equipe altamente motivada, mas sem planejamento adequado e processos e sistemas simples, a equipe pode falhar. Da mesma maneira, podemos ter um planejamento extensivo, mas sem a flexibilidade e velocidade para sustentar esse esforço, o projeto pode afundar sob seu próprio peso. Dessa forma, precisamos considerar todos os seis princípios para serem verdadeiramente efetivos. Vamos dar uma breve olhada em cada um deles.
EXATIDÃO
Napoleão freqüentemente falava da importância da exatidão. Por exatidão, ele queria dizer precisão através da constante atenção na situação, pesquisa extensiva e planejamento contínuo (não apenas uma vez, mas durante toda a iniciativa). Ele sabia que essa precisão para ser alcançada dependeria da combinação de uma investigação
preliminar e da atualização sobre os conhecimentos dos eventos minuto a minuto. Dessa forma, ele teria certeza de aumentar as chances de acertar o alvo certo no momento certo.
Ficar a par da situação parece ser mais fácil do que realmente é. Isso dá trabalho e não é algo natural para muitas pessoas. Para alcançá~la, precisamos de visibilidade dos projetos, eventos organizacionais, pessoas e informação externa; observação e análise daquela informação; experiência adequada para saber o que é relevante, e, através disso tudo, a intuição estratégica para poder tomar decisões durante o percurso. Isso tudo pode ser reforçado com um extensivo relacionamento e uma comunicação freqüente e de mão-dupla. Em resumo, a construção deste princípio se dá pela condução adequada de um pré-projeto de pesquisa e pelo contínuo planejamento durante o projeto (não apenas no início e uma única vez), assim podemos alcançar a exatidão da qual Napoleão falou.
VELOCIDADE
Napoleão reconheceu que a definição científica de momentum (massa vezes a velocidade) se aplica também no âmbito pessoal no alcance de metas. E ele sabia que, sem a massa adequada, a velocidade se torna ainda mais crítica. Mas massa e velocidade sozinhas não completam a fórmula porque sem relação entre elas, há sempre um tipo de resistência que fará o momentum desaparecer (a não ser que exista muita massa). Então, aumentar a velocidade depende bastante de reduzir a resistência. E essas podem assumir a forma de: resistência dos stakeholders, dos consumidores em potencial ou resistência da própria equipe (talvez devido à falta de ferramentas adequadas ou objetivos obscuros, etc.). O gerente de projeto mais astuto lutará para livrar-se dessas preocupações.
Além da redução de resistência, devemos aumentar a urgência e providenciar foco. A melhor maneira de fazer isso é com uma combinação de dois conceitos correlatos, ambos fundamentais na estratégia de Napoleão: Concentração de Força e Economia de Força. Precisamos colocar a quantidade máxima de recursos efetivos no trabalho mais crítico e a quantidade mínima de recursos efetivos em objetivos secundários (aqueles que são suporte aos objetivos primários). Recursos de reserva podem ser usados para suportar os objetivos secundários ou para uso estratégico para resgatar algum atraso no projeto. Algo a mais ou algo a menos que isso é ineficiente.
FLEXIBILIDADE
Sabendo da importância da flexibilidade, Napoleão se assegurou de que seus exércitos eram capazes de reagir rapidamente a uma variedade de situações, e ainda assim operarem de acordo com o plano estratégico. Havia três modos pelos quais ele fazia isso. Primeiro, ele se assegurava de que suas tropas eram adaptáveis. Por exemplo, ele organizava seus soldados em unidades móveis e compartilhadas. Isso permitia que eles pulassem de uma área de necessidade para a próxima (ao contrário de ficar dentro de sua própria divisão). Eles também estavam prontos para mudar a qualquer momento e eram bem treinados na habilidade de se reagruparem para atender qualquer situação.
Depois, ele se assegurava de que eles eram poderosos. Armando-os com conhecimento sobre o conceito e a estrutura da missão para que eles pudessem operar independentes, ele era capaz de dar breves e simples instruções aos seus comandantes e saber que a missão seria seguida à risca. E recebendo comunicados regulares de seus comandantes sobre qualquer variação, ele fez com que seu exército fosse parte atuante do plano, e não apenas seguidores de um processo rígido que não levou a realidade em conta.
Finalmente, ele se assegurava de que eles eram unificados. Seus exércitos operavam sob uma doutrina comum e eram integrados através de um planejamento e uma administração centralizada. E mais importante, eles serviam para um líder somente – Napoleão. Essa combinação de certezas que nossas equipes são adaptáveis e poderosas e ainda unificadas por uma doutrina e uma liderança comum, mostra a verdadeira flexibilidade.
SIMPLICIDADE
Napoleão, Patton e Jack Welch, grandes líderes, freqüentemente citavam a simplicidade como o elemento-chave para o sucesso. A simplicidade pode tomar várias formas quando se trata de gerenciar projetos e pessoas. Pode significar objetivos claros e precisos, ao invés de tentar ficar complicando demais; ou pode significar mensagens focadas, concisas e claras, algo que os grandes líderes e pessoas que trabalham com marketing têm se estressado por anos. Pode também significar processos simples para gerenciar e executar nossos pIanos. Em todas as suas formas, a simplicidade é um modo de reduzir confusões e desentendimentos. Napoleão sabia disso mais do que ninguém, pois as coisas já eram complicadas o suficiente em uma batalha sem as adicionais confusões de manobras intrincadas ou mensagens obscuras.
Durante sua carreira, Napoleão focou em atingir a simplicidade em três grandes áreas. Primeiro, ele se assegurou que seus objetivos eram simples. Ele sabia que objetivos complicados envolviam muitos riscos e eram freqüentemente desnecessários, então ele sempre planejava o caminho mais direto e básico sempre que possível.
Segundo, para apoiar esses objetivos, Napoleão se assegurou que suas mensagens eram simples. Ele sabia que mensagens vagas ou truncadas poderiam minar mesmo os mais claros objetivos. Finalmente, os processos de Napoleão eram simples Ele percebeu isso, mesmo que os objetivos fossem diretos e bem comunicados, poderia ainda haver confusão se os processos menores para atingi-Ios fossem por demais complicados. Realmente, esta simplicidade era evidente em seus planos de batalha descomplicados, sua organização eficiente do Grande Armée e suas eficazes políticas administrativas e leis.
Com objetivos claros, mensagens concisas e processos descomplicados, Napoleão foi capaz de diminuir muito as chances de confusão entre todas as partes, incluindo o Grande Armée e as pessoas da França. Do mesmo modo, podemos trazer as simplicidades necessárias para os nossos stakeholders e as equipes de projeto usando as mesmas técnicas. Além disso, o que serviu para Napoleão, Patton e Jack Welch pode servir para nós também.
CARÁTER
Traços como integridade, calma e responsabilidade são muitas vezes associados com os grandes líderes da história. Napoleão não foi uma exceção. Guiado pela sua ambição de deixar uma marca positiva no mundo, ele sempre manteve sua honra e sua integridade. Sabia que qualquer saque ou roubo de suas tropas deixariam uma mancha permanente em sua imagem, e saiu de seu caminho para encorajar o respeito a diferentes culturas. A igualdade foi sempre soberana em sua mente e o valor-guia na sua administração. Qualquer perseguição a indivíduos ou grupos baseada em sua herança estaria em desarmonia com esse valor. Realmente, isso teria mostrado falta de integridade. Para esse fim, ele sempre se firmou em seus princípios, fazendo a coisa certa mesmo quando pressionado a fazer o contrário. Claro, ele tinha a mente aberta o suficiente para solicitar diferentes opiniões, mas quando as ações violavam o princípio fundamental da igualdade, ele não se curvava.
Somado a isso, apesar de pequenas explosões em algumas ocasiões, ele geralmente manteve a cabeça fria, especialmente face ao perigo e, acima de tudo, quando estava com suas tropas. Ele sabia que um líder que não mantivesse a compostura poderia rapidamente desmoralizar as pessoas e causar uma preocupação geral entre as massas. Outra chave de seu sucesso foi seu senso de responsabilidade. Ele assumiu total responsabilidade por suas ações, aguentando o peso da França e seus cidadãos, e especialmente de suas tropas, em seus ombros. Em suma, integridade, calma e responsabilidade são fundamentais para um bom caráter, e não há dúvida de que Napoleão possuía esses traços em abundãncia. Se quisermos ser bemsucedidos, devemos construir esses traços também.
FORÇA MORAL
A força moral é talvez o mais importante dos Seis Princípios Vencedores de Napoleão. É o que permite equipes ultrapassem expectativas e superar obstáculos inevitáveis. É o que coloca todo mundo a bordo na missão e os deixa excitados com o desfecho potencial. As pessoas fazem o seu melhor trabalho quando possuem autoconfiança e sentem que o que estão fazendo é válido e importante (e são reconhecidas de acordo com seu esforço). Napoleão entendeu isso quando disse: “Mais que números, é a força moral mais que faz vencer … o moral está para o físico como três está para um”.
Apesar de Napoleão ter dito, de um modo geral, que “uma pessoa não precisa de espírito na guerra, mas exatidão, caráter e simplicidade”, acima de tudo ele sabia que equipes precisavam de espírito para serem
bem-sucedidas. De fato, ele disse “Existem somente duas forças no mundo, a espada e o espírito. A longo prazo, a espada sempre será conquistada pelo espírito”.
Sabendo disso, na primeira vez que Napoleão comandou o exército francês como general, ele prometeu a suas tropas “honra, glória e riqueza”. Podemos fazer o mesmo assegurando que nossas equipes trabalham por coisas válidas e em sintonia com os princípios certos (honra), amplamente reconhecidos (glória) e adequadamente recompensados (riqueza). E apoiando isso com um senso de ordem, assim como fez Napoleão, podemos dar às nossas equipes confiança de que estão em boas mãos.
Infelizmente, muitos líderes ignoram essa parte crucial de seus trabalhos, focando contrariamente na mecânica do gerenciamento ou naqueles itens que podem ser medidos. Talvez por que esses elementos morais sejam tão imensuráveis que os líderes os ignorem tantas vezes. Como Clausewitz disse: “esses incalculáveis, mas importantes elementos, eles não renderão sabedoria acadêmica, não podem ser classificados ou contabilizados, mas devem ser vistos ou sentidos”.
Para ter certeza de que não vamos ignorá-Ios, devemos ter isso a ponto de prover ordem, propósito, reconhecimento e recompensas. Fazendo isso, podemos então dizer que temos a força do moral a nosso favor. E, com exatidão, velocidade, flexibilidade, simplicidade, caráter, e com os ventos da força do moral a nosso favor, podemos exercer plenamente a força dos Seis Princípios Vencedores de Napoleão.